Kiat Perawatan dan Pelestarian Koleksi Perpustakaan

Perawatan koleksi dilakukan untuk mencegah dan memperbaiki kerusakan koleksi perpustakaan yang ada. Berikut penjelasannya:

Perawatan Pencegahan

Sebelum koleksi perpustakaan mengalami kerusakan, maka diperlukan tindakan pencegahan sebelumnya, dengan cara:

1. Semua perlengkapan perpustakaan harus dibersihkan secara rutin, termasuk kebersihan ruangan.
2. Memberi sampul koleksi tambahan, seperti buku dengan sampul plastik.
3. Mengatur udara ruangan perpustakaan agar tetap stabil, tidak terlalu panas dan tidak terlalu dingin.
4. Apabila ada buku atau koleksi lainnya yang sudah kotor, sebaiknya langsung dibersihkan dengan lap atau kemoceng.
5. Mengajak pemustaka untuk bersama-sama menjaga kebersihan dan kelestarian perpustakaan.
6. Memasang peringatan pada kertas yang ditempel atau sejenisnya untuk selalu menjaga kebersihan dan keamanan.
7. Selalu merapikan ulang buku-buku dan jenis koleksi lainnya setiap perpustakaan akan ditutup.

Perawatan Perbaikan

Dalam perpustakaan, perlu tindakan perbaikan koleksi yang sudah rusak, seperti jilidnya rusak, sampul sobek, lembaran isinya sobek sebagian, dan lain-lain. Langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Lakukan penjilidan pada buku yang rusak.
2. Lakukan penyemprotan obat anti serangga secara berkala pada sela-sela rak koleksi buku.
3. Gantilah buku yang tingkat kerusakannya sangat parah dengan buku yang baru.
4. Apabila buku dirusak oleh pengguna, mintalah pengguna tersebut untuk menggantinya bila dimungkinkan.

Pengecekan Bahan Pustaka Secara Berkala (Stock Opname)

Stock opname adalah kegiatan menghitung ulang semua koleksi buku pada waktu tertentu (misal setahun sekali), sehingga kondisi koleksi perpustakaan bisa diketahui, apakah ada yang hilang atau masih utuh semuanya.

• Tujuan Stock opname

Stock opname memiliki tujuan antara lain:

1. Dapat mengetahui kondisi bahan pustaka;
2. Dapat mengetahui jumlah masing-masing koleksi;
3. Menyesuaikan katalog dengan kondisi koleksi terkini;
4. Dapat mengetahui, apakah ada koleksi yang hilang;
5. Dapat mengetahui, apakah ada koleksi yang rusak;
6. Menjamin ketersediaan koleksi bagi pemustaka;

• Metode Stock opname

Metode Stock Opname antara lain:

1. Memakai data pengadaan keseluruhan, untuk disesuaikan dengan kondisi koleksi yang tersedia.
2. Melaksanakan penghitungan ulang terhadap buku yang ada.
3. Memakai pusat data koleksi untuk memasukkan dan mengoreksi kondisi buku terkini.

• Prosedur Stock opname

Prosedur stock opname meliputi:

1. Mengeluarkan semua buku dari rak;
2. Melakukan pembersihan terhadap buku dan rak buku dari debu dan kotoran lainnya;
3. Membuat pembagian tugas bagi petugas stock opname;
4. Kemudian data koleksi buku di-print out melalui komputer dan dibagikan kepada petugas sesuai dengan tugasnya;
5. Mulai mengecek dan menghitung koleksi, dengan kemungkinan: buku ada di data, tetapi tidak ada di rak koleksi;
   buku ada di data dan juga ada di rak koleksi; buku tidak ada di data, tetapi ada di rak koleksi.
6. Memberikan tanda oret-oretan pada data sesuai kondisi buku, apakah lengkap atau kurang;
7. Mencatat jumlah masing-masing buku pada data;
8. Melaporkan hasil stock opname mengenai jumlah judul dan eksemplar koleksi yang ada, hilang, dipinjam, dijilid, dan sebagainya;
9. Melakukan proses pasca stock opname, meliputi: Melakukan klasifikasi ulang terhadap buku yang klasifikasinya salah. Memasukkan data ke dalam pusat data (komputer) mengenai hasil opname dan koreksi klasifikasi jika ada.

Penyiangan Koleksi

Koleksi perpustakaan pasti mengalami kadaluwarsa seiring waktu, entah karena adanya terbitan terbaru, tidak berlakunya lagi pengetahuan yang terkandung di dalamnya sebab ada penemuan atau metode ilmu pengetahuan terbaru, maupun terbatasnya ruang perpustakaan untuk menampung koleksi perpustakaan yang terus bertambah. Sehingga perlu bagi perpustakaan melakukan penyiangan (penarikan koleksi) sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.

• Syarat

Syarat Penyiangan Koleksi:

1. Koleksi perpustakaan mengalami kerusakan berat dan tidak mungkin diperbaiki.
2. Informasi ilmu pengetahuan dalam koleksi perpustakaan sudah tidak berlaku.
3. Koleksi perpustakaan memiliki edisi terbaru yang isinya lebih update.
4. Diberikan atau dihadiahkan kepada pihak lain, baik individu maupun perpustakaan kerjasama.
5. Ada perubahan status dan jenis perpustakaan.
6. Koleksi perpustakaan memiliki konten yang bermasalah.

• Prosedur

1. Membuat kriteria buku yang akan disiangkan, seperti rusak parah, sobek, dan sebagainya.
2. Membuat data buku yang akan disiangkan.
3. Mencabut semua aksesoris kolkesi buku, seperti label, kartu peminjaman dan sebagainya.
4. Memberikan cap “dicabut” pada setiap koleksi yang disiangkan.
5. Membuat laporan hasil penyiangan koleksi perpustakaan.
6. Koleksi yang sudah disiangkan disimpan di gudang atau diberikan kepada pihak lain, tergantung kebijakan pengelolanya.