Sebuah perpustakaan sekolah harus memiliki program kerja yang tertuang dalam dokumen perpustakaan. Dokumen yang memuat profil dan program kerja perpustakaan dalam jangka waktu tertentu (misal 5 tahun) disebut Rencana Strategis (Renstra).
Suatu lembaga biasanya membuat renstra untuk kurun waktu antara 5 tahun, 10 tahun, 15, tahun, 20 tahun hingga 25 tahun ke depan. Dengan memiliki renstra, sebuah perpustakaan berarti sudah merencanakan program kerjanya paling tidak untuk 5 tahun ke depan. Di dalam Renstra perpustakaan setidaknya terdapat:
- Profil perpustakaan
Profil perpustakaan meliputi visi, misi, dan tugas pokok perpustakaan, profil/patron pengguna, sumber daya yang dimiliki dan sebagainya.
Analisis SWOT perpustakaan
SWOT merupakan singkatan dari Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (peluang), dan Threats (ancaman/ kendala). Perpustakaan harus bisa mendeskripsikan apa kekuatan, kelemahan, peluang dan kendala yang dihadapi dirinya selama ini. Analisis SWOT ini sangat penting dilakukan agar kita dapat menyusun program kerja yang handal dan menyusun kebijakan-kebijakan yang strategis agar program kerja tersebut mencapai target yang ditetapkan dalam Renstra tersebut. - Kebijakan Strategis
Kebijakan strategis adalah deskripsi tentang langkah-langkah apa yang harus dilakukan agar kekuatan yang dimiliki menjadi lebih optimal, sebaliknya kelemahan yang dimiliki dicarikan langkah strategisnya untuk diperbaiki dan ditingkatkan. Begitu pula peluang yang dimiliki perpustakaan harus bisa dimanfaatkan dengan baik untuk sebesar-besarnya demi kemajuan perpustakaan (mencapai target yang diharapkan). Sebaliknya berbagai kendala yang dihadapi perpustakaan saat ini dirumuskan langkah-langkah strategisnya untuk mengatasinya. Semua ini dituangkan dan dideskripsikan (ditulis dengan baik) di dalam kebijakan strategis ini. - Program Kerja
Program kerja perpustakaan melingkupi seluruh kegiatan di perpustakaan, mulai pengadaan, pengolahan hingga layanan. Program kerja dibuat selengkap mungkin dan sebaik mungkin. Program kerja yang baik akan mendatangkan simpati banyak pihak untuk membantu kita memajukan perpustakaan. Program kerja yang baik menjadi alat yang sangat jitu untuk mendapatkan bantuan anggaran/pembiayaan dari pihak manapun. Salah satu sebab mengapa sulitnya sebuah perpustakaan mendapatkan bantuan anggaran/pembiayaan adalah karena tidak memiliki program kerja yang baik. Program kerja ini dirancang untuk minimal 5 tahun ke depan. Setiap tahun harus dideskripsikan (ditulis) apa saja target yang harus dicapai, begitu pula tahun berikutnya, hingga 5 tahun, mencapai semua target yang telah ditetapkan. Dan alangkah lebih baik lagi bila ternyata kurang dari 5 tahun target yang telah ditetapkan mampu tercapai semua. - Kegiatan
Kegiatan adalah rincian dari program kerja. Satu program kerja bisa saja terdiri dari lebih dari satu kegiatan, bisa dua atau tiga kegiatan, atau bahkan lebih. Kegiatan harus dideskripsikan (ditulis) dengan jelas, mulai dari nama kegiatan, maksud/tujuan, waktu dan tempat pelaksanaan, target yang hendak dicapai, pelaksana kegiatan/penanggungjawabnya, anggarannya, dan sebagainya. Biasanya setiap kegiatan dibuatkan proposal atau TOR (Term of Reference). Di dalam proposal atau TOR itulah dideskripsikan kegiatan itu seperti yang telah disebutkan di atas. - Anggaran
Untuk melakukan setiap kegiatan pasti memerlukan anggaran. Buatlah anggaran yang terperinci dan lengkap, dan kalau bisa tidak ada yang terlewatkan. Buatlah anggaran yang rasional, logis dan meaningful (bermakna). Jangan menganggarkan sesuatu yang kurang penting, sehingga dapat membuat pihak-pihak yang akan membantu menjadi tidak simpatik. Jangan pernah berpikir anggaran menjadi besar atau membengkak. Tidak usah khawatir dengan besarnya anggaran. Tulis saja sesuai kebutuhan. Program kerja/kegiatan yang bagus dan diyakini orang mendatangkan banyak manfaat pasti akan dibantu, betapapun besarnya anggaran. Tapi yang harus diingat, anggaran harus rasional, logis dan bermakna (meaningful).
Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan atau biasa disebut schedule time harus juga dibuat dalam Renstra ini. Sehingga setiap program kerja dan kegiatannya jelas waktu pelaksanaannya, misalnya dilaksanakan pada tahun pertama, tahun kedua, ketiga dan seterusnya. Lalu tahun pertama di bulan pertama dan minggu ke berapa, dan sebagainya semuanya ditulis dengan jelas. Jadwal waktu ini yang memandu perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya. - Target
Tentu saja setiap program/kegiatan memiliki target pencapaian. Target pencapaian dapatlah kita sebut sebagai hasil yang diharapkan dari sebuah kegiatan atau program. Target harus jelas dan spesifik, tidak boleh mengambang atau samar-samar. Harus jelas benar, apa hasil yang diinginkan setelah program/kegiatan tersebut dilaksanakan. Bila sebuah program/kegiatan tidak mencapai target, maka bersiap-siaplah menerima kekecewaan banyak orang/pihak yang merasa telah dirugikan.
