Pengolahan buku bacaan merupakan kompetensi dasar yang harus dikuasai oleh siapapun yang ditugaskan untuk mengelola sebuah perpustakaan, baik berupa Perpustakaan Desa, Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Perpustakaan Sekolah, Pojok Baca, Rumah Baca, Pustaka Keliling, Perpustakaan Daerah dan sejenisnya. Kegiatan ini membutuhkan kesabaran dan ketelitian. Jika di awal telah salah dalam pengolahannya, maka kedepannya akan mengalami kesulitan untuk melakukan pelaporan dan melanjutkan inventarisasinya.
Mengolah buku bacaan merupakan salah satu dari kegiatan pengolahan bahan pustaka. Contoh Bahan pustaka antara lain buku paket, buku fiksi/non fiksi, majalah, CD, referensi, jurnal, peta/atlas, dan sebagainya. Dengan mengolah buku secara baik dan benar akan memudahkan pemustaka menemukan buku yang diinginkan. Kegiatan pengolahan buku, biasanya terdiri atas kegiatan inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, pemasangan kelengkapan buku dan penyusunan buku di rak.
Bagi para Pustakawan sudah tidak asing lagi dengan kegiatan pegolahan bahan pustaka ini, namun berbeda bagi masyarakat umum yang diberi amanah untuk mengolah buku, khususnya di Perpustakaan Desa. Ketika buku-buku yang dipesan datang dengan jumlah cukup besar dan ada pula buku hibah baik berupa buku bekas maupun baru dari para donatur, tentu perlu diinventarisir dengan baik, karena harus dapat dipertanggungjawabkan kemudian.
Yang seringkali membuat bingung para tenaga perpustakaan di desa-desa adalah bagaimana mengawali pengolahan buku yang tertib ketika sudah terdapat banyak buku didalamnya. Berikut adalah tips untuk mengolah buku Perpustakaan Desa yang saat ini masih belum tertib administrasi. Tulisan ini juga bisa digunakan untuk pegangan bagi penerus pengelola Perpustakaan Desa selanjutnya sehingga siapapun yang mengelola Perpustakaan Desa akan dapat menjaga tertib administrasinya dengan baik.
Langkah pertama adalah pastikan terlebih dahulu apakah buku yang ada sudah sesuai atau belum dengan Buku Induk nya. Caranya, ambil beberapa buku secara acak kemudian lihat nomor induk yang tertera di buku, biasanya ada di halaman judul dan samakan dengan Buku Induk. Selain mengecek kesamaan nomor induk juga lakukan pengecekan pada call number nya. Call Number atau Nomor Panggil biasanya tercantum di punggung buku. Jika buku belum tercatat dengan baik, maka lakukan pengolahan buku dari awal. Namun jika sudah sesuai dengan Buku Induk maka lanjutkan pegolahan bukunya.
Adapun tahapan pengolahan buku sebagai berikut;
Inventarisasi
Yaitu mencatat buku yang ada ke dalam Buku Induk. Pencatatan ini bertujuan untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, jenis buku, identitas buku dan asal buku. Dari buku induk ini maka akan didapat data kondisi buku yang dimiliki dan bisa menjadi laporan kepada para donatur atau kepada pimpinan desa.
Kegiatan inventarisasi ini diawali dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:
Pemeriksaan
Pemeriksaan buku dilakukan dengan cara memeriksa kondisi bentuk fisik buku apakah baik atau cacat, kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang dipesan dengan yang diterima, serta kelengkapan isinya apakah ada halaman yang kosong dan apakah kualitas pencetakannya sudah sesuai. Jika buku diperoleh dari hibah dan bukan buku baru, maka tetap diperiksa isinya apakah layak dikonsumsi masyarakat atau tidak, dan masih perlu diperbaiki atau tidak.
Pemberian Stempel
Stempel yang biasa digunakan dalam pengolahan buku terdiri atas dua jenis, yaitu stempel identitas dan stempel inventaris. Stempel identitas biasanya di bubuhkan di 3 tempat yaitu pada Halaman Judul, Halaman Tertentu di tengah-tengah (contohnya dicap di halaman 17 atau 27) dan Halaman Terakhir. Sedangkan, untuk stempel inventaris dibubuhkan pada satu tempat saja yaitu pada Halaman Judul.
Penentuan Klasifikasi Buku
Setelah memberi identitas pada buku, langkah yang dilakukan adalah menentukan nomor klas buku dengan cara melakukan klasifikasi buku. Klasifikasi buku adalah penggolongan atau pengelompokkan buku berdasarkan subyek atau isinya. Sehingga, buku yang subyeknya sama akan berdekatan atau berada pada rak yang sama. Dengan begitu maka akan mempermudah pemustaka (pengguna perpustakaan) dan pengelola Perpustakaan Desa dalam penelusuran informasi atau pencarian buku di rak.
Sistem klasifikasi ada bermacam-macam. Salah satunya adalah sistem klasifikasi persepuluhan DDC (Dewey Decimal Classification). Sistem ini mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan subyek dengan notasi angka persepuluhan. Pengelompokkan pertama disebut kelas utama dengan 10 kelompok (000-900). Kemudian, masing-masing kelompok pada kelas utama ini dibagi lagi menjadi subyek yang lebih kecil yang disebut Divisi (000-990). Dari subyek yang kecil ini, dibagi lagi menjadi subyek yang lebih kecil yang disebut Seksi (000-999). Seksi ini dapat dibagi lagi menjadi pembagian yang lebih rinci yang disebut Sub-seksi.
Adapun kelas utama terdiri dari:
000 : KARYA UTAMA
100 : FILSAFAT
200 : AGAMA
300 : ILMU-ILMU SOSIAL
400 : BAHASA
500 : ILMU PENGETAHUAN MURNI
600 : ILMU-ILMU TERAPAN (TEKNOLOGI)
700 : KESENIAN DAN OLAHRAGA
800 : KESUSASTERAAN
900 : SEJARAH DAN GEOGRAFI
Berikut contoh Divisi :
600 – Teknologi
610 – Ilmu Kedokteran
620 – Ilmu Teknik
630 – Ilmu Pertanian
640 – Kesejahteraan rumah tangga
650 – Manajemen
660 – Industri dan Teknologi Kimia
670 – Pengolahan bahan industry dalam pabrik
680 – Industri-industri lain
690 – Bangunan
Berikut contoh Seksi :
610 – Ilmu Kedokteran
611 – Anatomi manusia
612 – Fisiologi manusia
613 – Ilmu Kesehatan Umum
614 – Kesehatan Masyarakat
615 – Farmakologi dan ilmu obat-obatan
616 – Penyakit
617 – Ilmu bedah
618 – Cabang ilmu kedokteran yang lain
619 – Ilmu kedokteran eksperimental
Berikut contoh Sub-Seksi:
612 Fisiologi Manusia
612.1 – Darahdan peredaran darah
612.2 – Pernafasan
612.3 – Makanan dan metabolisme
612.4 – Pencernaan makanan; kelenjar
Di era saat ini segala sesuatu sudah serba digital. Demikian juga dalam penentukan klas buku dapat dicari melalui e-DDC (electronic Dewey Decimal Classification) dan dapat diunduh secara gratis di internet. Namun dalam penentuan klas buku jangan hanya terpatok pada judul bukunya, seorang petugas perpustakaan harus cermat dalam menentukan subjek buku yang akan dicari klas bukunya melalui e-DDC dengan cara membaca secara sepintas buku tersebut khususnya pada bagian daftar isinya, kata pengantar atau pendahuluan dan sebagian atau keseluruhan isi buku. Hal ini agar klas buku benar benar tepat di pengelompokannya sehingga mudah dalam pencariannya. Untuk Perpustakaan Desa, penentuan klass buku sampai di level divisi sudah cukup baik. Sehingga saat mencari buku tentang Kesejahteraan Rumah Tangga maka pemustaka bisa mencari di rak kelas 600 dan mencari call number dengan klas buku 640.
Nomor klasifikasi yang telah ditentukan kemudian disusun ke dalam CNA atau call number. CNA berfungsi sebagai alat untuk menentukan tempat ataupun urutan letak buku dalam penyimpanan dan penyusunan pada rak. Biasanya CNA dipasang di punggung buku dengan jarak 2,5 cm dari bagian bawah buku.
CNA buku terdiri dari :
Nomor klasifikasi buku
3 huruf kependekan dari nama keluarga atau nama utama pengarang
1 huruf pertama dari judul buku
Contoh CNA dari Buku yang berjudul Cara Praktis Mengelola Perpustakaan karangan Yuni Indarti.
020 adalah nomor klasifikasi buku yang ditentukan berdasarkan petunjuk dalam buku pedoman klasifikasi DDC, bahwa buku yang berjudul Perpustakaan Umum termasuk karya umum. IND adalah 3 huruf pertama dari nama keluarga atau nama belakang pengarang “Indarti”. Huruf “c” adakah 1 huruf pertama yang diambil dari judul buku “Cara Praktis Mengelola Perpustakaan”.
Namun jika judul buku dalam bahasa asing diawali dengan kata sandang “a”, “an”, “the”, untuk buku berbahasa Inggris dan “al” untuk buku islami maka yang menjadi huruf awal dari judul adalah huruf setelah kata sandang tersebut. Dan jika judul buku diawali dengan angka, maka angka tersebut dinyatakan sebagai huruf. Contoh : 10 Tahun Kerjasama Pemkab Wonogiri dan UNS, maka huruf pertamanya adalah s (diambil dari kata Sepuluh Tahun Kerjasama Pemkab Wonogiri dan UNS).
Setelah ditemukan nomor klasifikasi dan penyusunan Call Number jangan lupa dituliskan di pojok kanan atas dengan pensil agar catatannya tidak hilang. Sehingga nanti memudahkan dalam pencatatan di Buku Induk.
Pencatatan
Cara pengisian buku induk diawali dengan nomor urut. Nomor urut ini akan menunjukkan berapa jumlah buku yang ada. Sedangkan jika ingin mengetahui jumlah eksemplar maka dapat diliat pada kolom keterangan. Atau bisa juga dibuat kolom tersendiri. Kemudian untuk tanggal pencatatan diisi dengan tanggal saat input buku tersebut ke dalam Buku Induk, jadi bukan tanggal saat buku diterima. Untuk pengisian Nomor Inventaris diisi dengan formasi Nomor urut/Asal buku/Tahun perolehan. Pada kolom Asal, diisi dengan asal buku tersebut bisa dari Hibah (Hi), Beli (B), Pertukaran buku (T) atau Hadiah (Ha) dan juga diisi tanggal diterimanya buku tersebut. Pada kolom CNA diisi sesuai dengan nomor klas buku yang sebelumnya telah ditulis dengan pensil pada pojok kanan atas buku.
Pada kolom pengarang ditulis nama pengarang, dan jika lebih dari satu bisa ditambahkan dengan singkatan “dkk”. Di kolom F artinya Fiksi, masukan jumlah eksemplar buku Fiksi ke kolom ini. Sedangkan untuk buku Non Fiksi isikan di kolom NF. Jika suatu saat dibutuhkan data tentang keberadaan buku Fiksi dan Non Fiksi maka tinggal menjumlah kolom F dan NF. Jika memungkinkan maka bisa juga ditambahkan kolom berdasarkan Divisi Utama dari 000 sampai 900 sehingga dapat diketahui berapa jumlah buku berdasarkan subjeknya. Oleh karena itu akan lebih praktis jika dalam pembuatan Buku Induk dicatat ke dalam komputer dengan program MS. Excel.
Kolasi adalah bagian yang memuat informasi mengenai jumlah halaman (dalam angka romawi, jumlah halaman dalam angka arab), ada tidaknya ilustrasi atau gambar, indeks, tinggi buku. Setiap pencatatan di Buku Induk disertai juga dengan mencatat Nomor Inventaris, asal buku, tgl penerimaan dan CNA di Stempel Identitas.
Seringkali yang membuat seorang petugas perpustakaan harus bekerja dua kali atau mengulang lagi karena pada langkah ini lupa untuk mencatat langsung dibukunya.
Katalogisasi
Pembuatan katalog untuk Perpustakaan Desa mungkin tidak sedetail seperti halnya perpustakaan-perpustakaan umum lainnya. Asalkan sudah terinput data buku secara benar dan lengkap di Buku Induk maka kita sudah akan mudah dalam penelusurannya. Dan akan lebih mudah lagi ketika pengolahan buku dilakukan secara otomasi. Otomasi Perpustakaan merupakan suatu proses pengelolaan perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi informasi (IT). Hanya dengan melakukan input data ke Buku Induk maka secara otomatis Katalog dan Call Number akan tersusun dengan sendirinya, sehingga petugas tinggal mencetak hasilnya.
Namun sekedar menambah pengetahuan, maka disini akan disampaikan hal-hal yang seringkali membuat bingung para pentugas perpustakaan dalam melengkapi katalog. Seperti tidak adanya tempat terbit, nama penerbit dan tahunnya. Maka jika tidak diketemukan dapat digunakan istilah sebagai berikut:
S.l. : Sine Loco (tempat terbit tidak diketahui)
S.n. : Sine nomine (nama penerbit tidak diketahui)
S.a : Sine anno (tahun terbit tidak diketahui)
Bahan untuk membuat katalog terbuat dari kertas tebal (manila) dengan ukuran panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm. sebenarnya ada bermacam-macam jenis katalog yaitu Katalog pengarang, katalog judul dan katalog subjek. Namun untuk Perpustakaan Desa cukup membuat satu katalog saja yaitu katalog judul.
Dengan membuat katalog ini maka akan dapat membantu petugas Perpustakaan dalam menemukan buku yang dicari oleh pemustaka berdasarkan judul bukunya.
Kelengkapan Buku
Setelah buku-buku tersebut selesai dimasukkan ke dalam Buku Induk langkah selanjutnya adalah memberi kelengkapan buku. Adapun kelengkapan buku yang dimaksud adalah:
CNA atau Call Number
Pada ulasan di atas telah kita pelajari bagaimana membuat CNA atau Call Number. Call Number ini terbuat dari kertas HVS dengan ukuran panjang 5 cm x 3 cm. untuk mudahnya ukuran CNA dibuat lebih kecil dari lebar lakban/isolasi bening yang ukuran besar. Karena nantinya alat yang akan digunakan untuk menempel CNA di punggung buku adalah isolasi tersebut, sehingga jika ukurannya lebih kecil dari lakban bening besar maka CNA akan tertutup sempurna. Dengan begitu tulisannya akan lebih awet lagi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pemasangan CNA sebagai berikut:
- Pastikan sudah memberi tanda dengan bolpoin jarak 2,5 cm dari sisi buku paling bawah. Tanda ini adalah tanda untuk meletakkan CNA agar pemasangannya tampak rata dan rapi saat di tata di rak.
- Beri warna yang berbeda di masing-masing klas buku. Pemberian warna akan memudahkan dalam penelusuran buku. Misalnya pada buku agama dengan klas buku 200. Taruh warna hijau diatas CNA dengan skotlet. Maka pemustaka akan dengan mudah mencari buku dengan subjek agama di rak yaitu dengan melihat warna skotlet di punggung bukunya.
- Susun tulisan CNA rata kiri, jika bukunya tebal maka tampakkan semua tulisan tersebut di punggung buku, namun jika bukunya tipis maka usahakan minimal satu angka dan huruf pertama tampak oleh pemustaka,
Slip Tanggal Kembali
Slip Tanda Kembali adalah kartu dengan ukuran tertentu yang digunakan sebagai lembar penanda bahwa buku tersebut sedang dipinjam. Kartu ini terbuat dari kertas tebal (cth: manila). Karena berbentuk slip, agar tidak hilang maka perlu dibuatkan kantong buku untuk meletakkannya. Jika buku ini dipinjam, maka kartu ini ditinggal di perpustakaan sebagai bukti masih dipinjam oleh nama peserta yang tertera di kartu tersebut. Jika buku sudah dikembalikan, maka kartu ini dimasukkan kembali ke kantong buku. Kartu ini memuat isian antara lain; data Call Number, Identitas Perpustakaan, Nama Pengarang, Judul Buku, Nomor Inventaris, Nama Peminjam, Tanggal harus kembali.
Kartu Buku
Kartu Buku adalah kartu yang terbuat dari kertas tipis HVS yang dilekatkan pada halaman paling belakang dari buku. Dengan cara ditempel di bagian atasnya saja. Sementara di bawah tidak dilekatkan. Kartu ini berisi kolom-kolom untuk isian tanggal harus kembali dan tanggal kembali. Ukurannya hampir sama dengan Slip Tanggal Kembali dan gunanya untuk mengingatkan peminjam agar mengetahui kapan ia harus mengembalikan bukunya. Jika Kartu Buku ini penuh menunjukkan bahwa buku tersebut diminati oleh pemustaka. Oleh karena itu jika kartu ini sudah penuh isiannya jangan dilepas. Cukup ditempelkan Kartu Buku baru diatasnya.
Kantong Buku
Kantong Buku ukurannya harus lebih besar dari Slip Tanggal Kembali. Karena disinilah Slip Tanggal Kembali ditempatkan. Letak Kantong Buku bisa ditaruh di bawah kartu Buku atau di halaman sampul belakang bagian dalam. Kantong buku bisa dibuat dari kertas HVS. Namun agar awet bisa dibuat dari kertas lebih tebal yaitu manila.
Penyusunan Buku di Rak
Penyusunan buku di rak biasa dikenal dengan sebutan shelving. Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak/tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan buku. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pemustaka dan petugas perpustakaan.
Sistem penjajaran koleksi ke dalam rak ada dua macam:
- Berdasarkan Jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu susunan. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi referensi.
- Berdasarkan Sandi Pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan klas buku sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.
Dalam penjajaran buku ini perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Rak tidak diisi penuh untuk memudahkan penambahan dan pergeseran.
- Rak yang digunakan standar untuk buku
- Buku disusun tegak tidak saling menumpuk
- Rak hendaknya mudah dipindahkan
- Desain rak hendaknya disesuaikan agar sirkulasi udara baik
Dalam penempatan buku di rak didasarkan pada nomor klasifikasi dari kecil ke besar dengan arah dari kiri ke kanan. Jika nomor klasifikasi sudah urut, maka tahap urutan selanjutnya adalah urutan nama pengarang berdasarkan alfabetis satu persatu mulai huruf ke-1, ke-2 dan ke-3 dilanjutkan dengan urutan secara alfabetis pula 1 huruf pertama dari judul buku tersebut. Apabila ada kelompok buku dengan nomor klasifikasi sama, yang diurutkan adalah urutan secara alfabetis 3 huruf kependekan nama pengarang mulai huruf ke-1, ke-2 dan ke-3. Jika huruf ke-1 sama maka yang diurutkan adalah huruf ke-2, dan jika huruf ke-1, ke-2 dan ke-3 tersebut juga sama maka yang diurutkan adalah 1 huruf pertama dari judul buku tersebut.
Jika serangkaian kegiatan pengolahan buku ini sudah dilakukan dengan benar, maka kegiatan selanjutnya adalah dengan melakukan perawatan buku. Selalu sediakan kapur barus untuk diletakkan di sudut sudut rak dalam buku supaya terhindar dari kutu buku, dan jika ada anggarannya lakukan penyampulan buku dengan plastik mika bening. Supaya buku awet dan juga terhindar dari kerusakan akibat kelembaban. Semua aktivitas pengolahan buku ini tidak banyak menghabiskan dana karena dapat menggunakan barang-barang bekas seperti pemanfaatan kertas bekas untuk pembuatan CNA, Slip Tanggal Kembali, Kartu Buku dan Kantong Buku. Dan untuk plastik mika dapat membeli mika gulungan yang paling tipis dan direkatkan dengan solasi bening kecil disudutnya.
Jadi tanpa anggaran pun perpustakaan tetap dapat di kelola dengan professional. Tinggal bagaimana kreativitas pengelola untuk memanfaatkan benda-benda disekitarnya. Kegiatan pengolahan buku di perpustakaan juga terasa akan sangat menyenangkan. Karena dengan tidak sengaja kita akan membaca buku setiap harinya dan wawasan kita akan bertambah dengan sendirinya. Sekecil apapun yang kita lakukan namun dilakukan dengan tekun dan serius pasti akan membawa kemanfaatan di masa depan. Selamat mencoba.
Daftar Pustaka:
BIODATA PENULIS
Yuni Indarti, S.Sos., MM, lahir di Kabupaten Wonogiri Jawa Tengah pada 20 Juni 1979. Saat ini bertempat tinggal di Jl Potrosari Lapangan No 1a RT 02 RW 02 Srondol Kulon Banyumanik Semarang Jawa Tengah. Setelah lulus S-1 Komunikasi Massa UNS Surakarta dia melanjutkan kuliah ke STIE AUB Surakarta mengambil jurusan Magister Manajemen SDM. Tak hanya itu kecintaannya pada bidang pendidikan mendorongnya untuk mengambil D1 Akta IV FKIP di UNISRI Surakarta.
Karir pekerjaannya dimulainya dengan menjadi wartawan di tabloid daerah yaitu Wonogiri Pos, berlanjut menjabat sebagai Manager Produksi di media lokal The Surakarta Post. Dan akhirnya memutuskan untuk mengabdi di SMP Negeri 1 Wonogiri sebagai Tenaga Perpustakaan. Selain mengelola Perpustakaan Sekolah, dia juga mengelola Taman Bacaan Masyarakat dengan nama TBM Den By berlokasi di Kecamatan Selogiri Wonogiri. TBM yang didirikan tahun 2006 ini mampu membawanya meraih prestasi sebagai Pengelola TBM terbaik se-Kabupaten Wonogiri di tahun 2010. Dia juga pernah terlibat dalam kepengurusan TBM tingkat Kabupaten Wonogiri. Bersama rekannya di Universitas Terbuka dia menyusun buku dengan Judul Cara Praktis Mengelola Perpustakaan. Selain aktif di bidang Perpustakaan dia juga aktif di organisasi sosial seperti Karang Taruna baik ditingkat Propinsi maupun di Kabupaten dan aktif sebagai relawan di Palang Merah Indonesia.
Setelah 5 tahun sebagai Tenaga Perpustakaan di SMPN 1 Wonogiri dia diangkat sebagai PNS dan ditempatkan di Bagian Humas Setda Kabupaten Wonogiri, selama di Humas dia menginisiasi berdirinya Perpustakaan Khusus dengan nama Perpustakaan Petruk. Jabatannya sebagai Pengarsip dan pengalamannya mengajar di UT serta di Bimbingan Belajar Primagama mampu membawanya menjadi Widyaiswara di BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. Meski telah menjadi Widyaiswara namun tetap aktif di dunia pustaka, seperti menjadi tiga terbaik dalam lomba bertutur cerita rakyat yang digelar oleh Perpusnas di tahun 2020. Dan tahun 2021 ini terpilih 3 terbaik presenter dalam lomba bibliobattle3 FUN BPK RI.
Kontak Person:
HP: 081329014796.
E-mail [email protected].
FB: iin mustofa.
IG: @yuni_indarti79.
